Bu belge, 5070 sayılıElektronikİmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayr ıntılıbilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik A ğ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: [email protected]
KAYIT DIŞIÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİRİSKE ATMAYIN
T.C.
SOSYAL GÜVENLİKKURUMUBA ŞKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Bütçe Daire Başkanlığı
Sayı: 95987881/01006/2264675 29/04/2014
Konu : MOSİPe-İmza Kullanımı
GENELGE
2014/13
5070 sayılıElektronikİmza Kanununa uygun olarak hazırlanmışve Adalet Bakanlığında uygulanmışolan UYAP Doküman Yönetim Sistemi (DYS) yapılan protokol çerçevesinde
Kurumumuzda uygulanmaya başlanmıştır. 5070 sayılıKanun ile tanımlanmışolan elektronik imza;
hem zamandan hem de kırtasiye giderlerinden tasarruf edilmesini, her türlü resmi işlemin elektronik ortamda arşivlenerek yürütülmesini sağlayan bir uygulamadır. Elektronik imza ile imzalanmışherhangi bir belge bilgisayar ortamında arşivlendiğinden depolama maliyetleri oldukça azalmıştı
r. E-imzanın uygulanmaya başlamasıyla birlikte sadece ekonomik anlamda tasarruf değil;
işgücünün etkin kullanılmasısağlanarak zaman tasarrufu da yapılmışve vatandaşa sunulan hizmetlerin kalitesi yükselmiştir.
Elektronik imza ve zaman damgasıuygulamasının, Mali Yönetim Otomasyon Sistemi
Projesi (MOSİP) içerisine dâhil edilmesi ve e-imzalıbelgelerin elektronik ortamda saklanması amacıyla MOSİPe-İmza Projesi başlatılmış, Projenin tüm yazılımlarıtamamlanarak gerekli eğitimler merkez ve taşra teşkilatımızda verilmiştir. Proje ile birlikte ülkemizde elektronik imza desteği olan ilk mali yönetim sistemi Kurumumuzda uygulanacak olup başta kırtasiye, personel,
depolama (arşiv) alanlarıolmak üzere pek çok gider üzerinden önemli miktarda tasarru f sağlanacaktır.
Bu kapsamda MOSİPe-İmzanın kullanımıile ilgili olarak kademeli bir geçiştakvimi uygulanacak olup, harcama ve muhasebebirimlerimizin yapacaklarıtemel işlemlere ilişkin açıklamalar aşağıda açıklanmıştır:
1. Harcama Birimlerince Yapılacakİşlemler
Bilindiği üzere harcama birimlerimizde iki ayrıödeme tipi bulunmaktadır. Bunlar harcama talimatına bağlıödeme emri belgeleri (yolluk ödemeleri, hizmet alımları,malalımlarıvb.) ve icmal listesi aracılığıyla oluşturulan (şahıs, abonelik ödemeleri vb.) ödeme emri belgeleridir.
Bütçe işlem fişleri, muhasebe işlem fişleri, ödeme emri belgeleri, ihtiyaç listeleri ve harcama talimatlarıgibi MOSİP sistemi üzerinden imzalanacak olan dokümanlar harcama birim kullanıcısı
, gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi, muhasebe birim kullanıcısıve muhasebe yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanacaktır. E-imza sürecinin aşamalarıaşağıda açıklanmıştır:
- Harcama birimi kullanıcısıihtiyaç listesini oluşturduktan sonra, o ihtiyaç listesine bağlı harcama talimatınıoluşturur. Harcama talimatıiçin gerekli bilgiler girildikten sonra imzalama işlemi gerçekleştirilmektedir.
-İlgilinin e-imza yetkisini kullanabilmesi için, ekranınsağüst köşesinde yer alan
Bu belge, 5070 sayılıElektronikİmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayr ıntılıbilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik A ğ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: [email protected]
KAYIT DIŞIÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİRİSKE ATMAYIN
“Yükleniyor” ibaresinin kaybolarak “MOSİPe-İmza Uygulama” ibaresinin gelmesi gerekmektedir. Bu ibare gelmeden, kullanıcıimzayıatacağıuygulamayıaçamaz.
- Harcama birimi kullanıcısı“İmzala” butonuna bastıktan sonra uygulama ekranı gelmektedir.
- Harcama birimi kullanıcısı, harcama talimatıve ödeme emri belgesine eklenmesi gereken belgeleri “Dosya ekle” ya da “Dosya tara” butonlarınıkullanarak ekler.
- Dosya eklenmeden önce, Sosyal Güvenlik KurumlarıHarcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilmişolan evrak türlerinin sıralandığıpencereden ilgili evrak türü seçilir. Harcama birimi kullanıcısıbu işlemi yapmadan ilgili dosyayıharcama talimatına veya ödeme emri belgesine ekleyemez.
- Sosyal Güvenlik KurumlarıHarcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin 7 nci fıkrasında “Kurumun elektronik altyapısında üretilmeyen belgeler, elektronik ortama aktarılarak 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılıElektronikİmza Kanununa uygun yetki alan elektronik sertifika hizmet sağlayıc ılarıtarafından üretilmişsertifika aracılığıile değiştirilmez olduğunun güvence altına alınmasıve zaman damgasıile doğrulanması/damgalanmasısuretiyle ortak veri tabanına dahil edilmesi halinde, ödeme belgesine kanıtlayıcıbelge olarak eklenmez. Belgelerin bu fıkraya göre ortak veri tabanına alınmasıişlemi gerçekleştirme görevi sayılır. Taranarak sisteme aktarılan fatura ve diğer belgelerin mükerrer kullanımınıönlemek için üzerlerine gerçekleştirme görevlileri tarafından görevlilerin adı, soyadı,işlem tarihi ile “Taranmıştır” ibaresi yazılarak imzalanır ve belge üzerine çift çizgi çekilerek muhafaza edilir.” ifadesi yer almaktadır. Buna göre,
fatura ekleme işlemleri aşa ğıda belirtildiğişekilde yapılır:
Evrak türü olarak fatura seçilir. Harcama birimi kullanıcısı“Kaydet” butonuna bastığında fatura bilgilerinin (fatura numarası, fatura tarihi, vergi numarası) girileceğiyeni bir pencere açılır. Harcama birimi kullanıcısından, ilgili bilgileri girip faturayıharcama talimatına eklemesi istenir. Harcama birimi kullanıcısıtarafından girilen bu bilgiler, ilgili faturanınsağalt köşesine sistem tarafından eklenir. Aynıfaturanın daha önceden sisteme girilmişolmasıdurumunda, sistem, bu faturanın sisteme eklenemeyeceğine dair bir uyarı verir. Bu sayede onay mekanizmasının ilerleyen safhasındaki onay mercilerinin, fatura üzerinde yazan verilerle gerçekleştirme görevlisinin girmişolduğu bilgileri karşılaştırarak kontrol yapmasısa ğlanır. Böylece, bir faturanın birden fazla ödeme işleminde kullanılması engellenir.
- E-imza ile imzalama işlemleri: Harcama birimi kullanıcısı,eklemeişlemleri tamamlandıktan sonra Doküman Yönetim Sisteminde kullandığıakıllıkartınıbilgisayara takar ve imzalama işlemini gerçekleştirir.İmzalama işlemi tamamlandığında sistem “Belge imzalanmıştır”şeklinde bir uyarıverir.
- Harcama birimi kullanıcısı, harcama talimatının imzalama işlemi bittikten sonra bu harcama talimatına bağlıödeme emri belgesini oluşturur. Bundan sonraki işlemler muhasebe modülü altında bulunan Ö.E.B. Listesi ekranından devam eder.
- Gerçekleştirme görevlisi Ö.E.B. Listesi ekranına girip oluşturulan ödeme emri belgesini çift tıklayarak imzalama iş lemini gerçekleştireceğiekranıaçar. Ödeme emri belgesi için oluşturulan ve imzalanan harcama talimatıekleriyle birlikte ödeme emri belgesinin ekine sistem tarafından otomatik eklenir. Gerçekleştirme görevlisi bu harcama talimatını, eklerini görüntüleyerek bu belge üzerindeki imzalarıgörüp doğrular. Bu işlem için harcama talimatının üzerinde sağatıklayarak “Detay göster” butonuna basıpdetaylarıgörebilir.
Ödeme emri belgesi ve eklerini kontrol ettikten sonra “İmzala” butonuna basarak hem belgeyi imzalamışhem de onay mekanizmasında bir üst mercie çıkarmışolur.
Bu belge, 5070 sayılıElektronikİmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayr ıntılıbilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik A ğ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: [email protected]
KAYIT DIŞIÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİRİSKE ATMAYIN
- Ödeme emri belgesi, harcama yetkilisince iptal edilir ya da e-imza ile imzalanarak onaylanır. Belgenin iptal edilmesi durumunda söz konusu belge sistemden tamamen silinmekte ve baştan oluşturulmasıgerekmektedir. Ancak kullanım kolaylığısağlaması açısından belgeler silinmekle birlikte, “İptal listesi klasörü” altında sisteme daha önce taranarak eklenen belgeler görüntülenebilmektedir. Belgenin onaylanmasıdurumunda uygulama ekranına “Muhasebeye gönder” butonu gelmekte ve bu butona basılarak belge muhasebe birimine gönderilmektedir.
-MOSİP sistemi kullanıcıları, sadece kendi birimleriyle ilgili olmak üzere Plan Bütçe
Analiz Modülü altında yer alan MOSİPE-Arşiv klasörünü tıklayarak e-imza ile imzalamış olduklarıbelgeleri ayrıayrıgörüntüleyebilirler.
2. Muhasebe Birimlerince Yapılacakİşlemler
Muhasebe birimlerince yapılacak işlemlerde birinci kişi muhasebe birim kullanıcısıdır.
Muhasebe birim kullanıcısı, ödeme emri belgesini iptal eder ya da onaylar. Muhasebe birim kullanıcısı, taranarak sisteme dahil edilen faturada yazan bilgiler (fatura numaras ı, fatura tarihi,
vergi kimlik numarası) ile sisteme aktarılan fatura bilgilerini kontrol eder. Ayrıca ilgili Yönetmelik gereğikanıtlayıcıbelgelerin tamam olup olmadığınısistemden kontrol eder.
Muhasebe birim kullanıcısının belgeyi onaylamasıdurumunda belge, muhasebe yetkilisinin ekranına düşer. Muhasebe yetkilisi de belgeyi iptal eder ya da onaylar. Muhasebe yetkilisince belgenin onaylanmasıhalinde sistem tarafından yevmiye numarasıverilir.
Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri girişişlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu verileri kanıtlayıcıbelge bağlanmaz.
3. Muhafaza Edilecek EvraklarınTasnifi
Sisteme taranarak dâhil edilmişolan evrak, üzerine ödeme emri belgesi numarasıyazılara k ilgili birimde tarih sırasına göre arşivlenecek olup ayrıca muhasebe biriminegönderilmeyecektir.
Sistemde üretilen diğer belgelerin çıktısıalınmayacaktır.
4. Uygulama Başlangıcı
MOSİPe-İmza Projesi 2 Haziran 2014 tarihinden itibaren uygulanmaya başlanacaktır.
Maliye Bakanlığıile Kurumumuz arasında e-fatura entegrasyonu tamamlanana kadar
Sağlık Sosyal Güvenlik Merkezlerince yürütülen işler, MOSİP e-imza kapsamıdışında bırakılmış olup uygulama başlangıcıiçin ayrıca bir duyuru yapılacaktır.
Yukarıda yer alan alt başlıklarda belirtilmeyen detaybilgileri de kapsayan ayrıntılıolarak hazırlanmışolan kullanımk ılavuzu MOSİP programıiçerisinde hâlihazırda bulunmaktadır.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
Yadigar GÖKALPİLHAN
Kurum Başkanı
DAĞITIM:
Bu belge, 5070 sayılıElektronikİmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayr ıntılıbilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik A ğ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: [email protected]
KAYIT DIŞIÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİRİSKE ATMAYIN
Gereği: Bilgi:
Merkez ve Taşra Teşkilatına Çal ışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına